Nhật Ký Thực Tập Ngành Xuất Nhập Khẩu: Hơn Cả Một Báo Cáo, Là Hành Trình Khám Phá

Bước chân vào môi trường thực tế của ngành xuất nhập khẩu luôn là một trải nghiệm đáng nhớ với bất kỳ sinh viên nào. Từ những bỡ ngỡ ban đầu với núi chứng từ, quy trình phức tạp, đến niềm vui khi hoàn thành một lô hàng hay hiểu sâu hơn về Incoterms, tất cả đều là những viên gạch xây nên kiến thức và kinh nghiệm. Và trong hành trình ấy, Nhật Ký Thực Tập Ngành Xuất Nhập Khẩu đóng vai trò như một người bạn đồng hành thầm lặng nhưng vô cùng quan trọng. Nó không chỉ là yêu cầu bắt buộc từ nhà trường, mà còn là công cụ đắc lực giúp bạn hệ thống hóa kiến thức, ghi lại những bài học “xương máu” và phản ánh sự trưởng thành của bản thân trong lĩnh vực đầy năng động này. Đừng coi nó chỉ là một cuốn sổ ghi chép đơn thuần; hãy xem nó là tấm bản đồ dẫn lối bạn đi sâu hơn vào thế giới XNK rộng lớn, là bằng chứng sống động cho những nỗ lực không ngừng nghỉ của bạn.

Nhật Ký Thực Tập Ngành Xuất Nhập Khẩu Là Gì?

Nhật ký thực tập ngành xuất nhập khẩu là tài liệu ghi lại chi tiết quá trình làm việc, học tập và trải nghiệm của sinh viên trong suốt kỳ thực tập tại một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XNK.

Hiểu một cách đơn giản, nó giống như cuốn sổ tay cá nhân mà bạn dùng để ghi lại những gì mình đã làm, đã thấy, đã học được mỗi ngày hoặc mỗi tuần trong môi trường công sở thực tế. Không chỉ dừng lại ở việc liệt kê công việc, một cuốn nhật ký thực tập chất lượng cần thể hiện sự quan sát, phân tích, kết nối kiến thức lý thuyết với thực tế, và đặc biệt là những suy ngẫm, bài học kinh nghiệm rút ra từ mỗi tình huống, mỗi nhiệm vụ được giao. Nó là cầu nối giữa những gì bạn học trên ghế nhà trường và thực tiễn sinh động của ngành, giúp bạn nhìn rõ hơn bức tranh toàn cảnh của công việc xuất nhập khẩu, từ khâu chuẩn bị hợp đồng, chứng từ, đến vận chuyển, làm thủ tục hải quan, và giải quyết các vấn đề phát sinh. Đây là cơ hội vàng để bạn tự đánh giá năng lực, nhận diện điểm mạnh, điểm yếu của bản thân, từ đó có kế hoạch phát triển phù hợp cho tương lai.

Sinh viên đang ghi chép tỉ mỉ vào cuốn nhật ký thực tập ngành xuất nhập khẩu, xung quanh là tài liệu và laptop, thể hiện sự tập trung và chuyên nghiệp.

Tại Sao Viết Nhật Ký Thực Tập Quan Trọng?

Viết nhật ký thực tập quan trọng vì nó giúp bạn hệ thống hóa kiến thức, theo dõi tiến độ làm việc, rút ra bài học kinh nghiệm và là căn cứ để hoàn thành báo cáo cuối kỳ cũng như phát triển bản thân sau này.

Việc ghi chép lại hành trình thực tập của mình mang lại vô số lợi ích mà có thể lúc đầu bạn chưa nhận ra hết. Hãy thử hình dung: mỗi ngày trôi qua, bạn tiếp xúc với rất nhiều thông tin mới, từ tên gọi các loại chứng từ như Bill of Lading (B/L), Commercial Invoice, Packing List, C/O, đến các thuật ngữ chuyên ngành, quy trình làm việc của công ty, cách giao tiếp với đối tác, hay thậm chí là những “mẹo” nhỏ mà người đi trước chia sẻ. Nếu không ghi lại, những kiến thức và kinh nghiệm quý báu này rất dễ bị quên lãng, đặc biệt là khi bạn phải xử lý nhiều việc cùng lúc.

Viết nhật ký giúp bạn:

• Hệ thống hóa và ghi nhớ kiến thức: Khi viết lại, bạn buộc phải suy nghĩ, sắp xếp thông tin một cách logic, điều này củng cố khả năng ghi nhớ và hiểu sâu hơn về vấn đề. Nó giúp bạn kết nối các khái niệm lý thuyết đã học với những tình huống thực tế, ví dụ như hiểu rõ hơn danh mục tài liệu tham khảo luật nào cần dùng cho loại hình xuất/nhập khẩu cụ thể.
• Theo dõi tiến độ và đánh giá bản thân: Bằng cách ghi lại công việc hàng ngày, bạn có thể nhìn lại mình đã làm được gì, tiến bộ ra sao, những kỹ năng nào đã được cải thiện, những thử thách nào đã vượt qua. Đây là cách tự đánh giá khách quan nhất.
• Rút ra bài học kinh nghiệm: Không phải lúc nào mọi việc cũng suôn sẻ. Sẽ có lúc bạn gặp khó khăn, sai sót. Ghi lại những thất bại và cách bạn đối mặt, khắc phục chúng là cách học nhanh nhất. Mỗi sai lầm là một bài học đắt giá trong ngành XNK phức tạp này.
• Tạo cơ sở cho báo cáo cuối kỳ: Khi kỳ thực tập kết thúc, bạn sẽ cần viết báo cáo tổng kết. Một cuốn nhật ký chi tiết là nguồn tài liệu vô giá, giúp bạn dễ dàng hệ thống lại nội dung, trích xuất số liệu, và trình bày quá trình làm việc một cách chuyên nghiệp, đầy đủ. Bạn sẽ không phải vắt óc nhớ lại xem mình đã làm gì cách đây vài tuần nữa.
• Phát triển kỹ năng mềm: Việc ghi chép, sắp xếp thông tin, diễn đạt ý tưởng bằng văn bản cũng là cách rèn luyện kỹ năng viết và tư duy logic. Một cuốn nhật ký được trình bày khoa học còn thể hiện sự cẩn thận, tỉ mỉ của bạn – những phẩm chất rất cần thiết trong ngành XNK.
• Làm tài liệu tham khảo cho tương lai: Sau này, khi đi làm chính thức, bạn có thể lật lại cuốn nhật ký để xem mình đã từng xử lý một tình huống tương tự như thế nào, hoặc ôn lại các bước thực hiện một nghiệp vụ cụ thể. Nó trở thành “tài sản” kinh nghiệm cá nhân không thể mua được bằng tiền.

Ông Trần Văn Hùng, một chuyên gia với 20 năm kinh nghiệm trong ngành logistics và XNK, chia sẻ: > “Nhiều sinh viên coi nhẹ việc viết nhật ký, chỉ ghi qua loa cho đủ thủ tục. Đó là một sự lãng phí lớn. Một cuốn nhật ký được ghi chép cẩn thận, có chiều sâu, thể hiện được sự chủ động học hỏi và khả năng phản tư của người viết. Nó không chỉ giúp ích cho sinh viên, mà còn là cách để doanh nghiệp đánh giá được tiềm năng của ứng viên. Tôi từng tuyển dụng một số bạn chỉ vì ấn tượng với cuốn nhật ký thực tập của họ – nó cho thấy sự nghiêm túc và đam mê với nghề.”

Điều này càng khẳng định giá trị thực sự của việc viết nhật ký, vượt xa mục đích làm báo cáo cho nhà trường.

Cấu Trúc Một Cuốn Nhật Ký Thực Tập Xuất Nhập Khẩu Chuẩn?

Cấu trúc một cuốn nhật ký thực tập xuất nhập khẩu chuẩn thường bao gồm phần mở đầu thông tin chung, giới thiệu về công ty và phòng ban, nội dung chi tiết theo ngày hoặc tuần, đánh giá cá nhân, và kết luận.

Dù không có một khuôn mẫu cứng nhắc áp dụng cho tất cả mọi trường hợp, nhưng một cấu trúc logic sẽ giúp bạn trình bày thông tin khoa học và đầy đủ. Dưới đây là cấu trúc phổ biến và hiệu quả mà bạn có thể tham khảo:

Phần Mở Đầu: Thông Tin Cá Nhân và Đơn Vị Thực Tập

Phần này giới thiệu thông tin cơ bản của bạn và nơi bạn thực tập. Cần ghi rõ:

• Họ tên, mã sinh viên, lớp, trường.
• Khoa, chuyên ngành (ví dụ: Xuất nhập khẩu, Kinh tế đối ngoại, Logistics…).
• Tên công ty thực tập, địa chỉ liên hệ.
• Thời gian bắt đầu và kết thúc thực tập.
• Thông tin người hướng dẫn tại công ty (Họ tên, chức vụ, phòng ban).
• Mục tiêu thực tập của bản thân (ngắn gọn).

Phần này giúp người đọc (giáo viên, người hướng dẫn) dễ dàng nắm bắt thông tin tổng quan về kỳ thực tập của bạn.

Giới Thiệu Chung về Công Ty và Phòng Ban

Tại sao phải giới thiệu về công ty và phòng ban trong nhật ký? Vì bối cảnh làm việc rất quan trọng. Việc hiểu rõ công ty đang hoạt động trong lĩnh vực nào của XNK (xuất khẩu, nhập khẩu, forwarder, logistics…), quy mô ra sao, cơ cấu tổ chức như thế nào sẽ giúp bạn đặt những công việc hàng ngày vào đúng ngữ cảnh của nó.

Trong phần này, bạn nên trình bày:

• Lịch sử hình thành và phát triển của công ty (ngắn gọn).
• Lĩnh vực hoạt động chính trong XNK (mặt hàng, thị trường, dịch vụ cung cấp…).
• Cơ cấu tổ chức chung và vị trí của phòng ban bạn thực tập trong sơ đồ tổ chức đó.
• Chức năng và nhiệm vụ chính của phòng ban bạn thực tập.
• Văn hóa làm việc của công ty (nếu có điểm đặc biệt đáng chú ý).

Việc trình bày phần này cho thấy bạn không chỉ chú tâm vào công việc được giao mà còn quan tâm đến bức tranh lớn hơn nơi mình đang làm việc.

Nội Dung Chi Tiết Từng Ngày/Tuần

Đây là phần “trái tim” của cuốn nhật ký, nơi bạn ghi lại hành trình cụ thể của mình. Tùy theo yêu cầu của trường hoặc sự sắp xếp của bạn, có thể ghi chép theo ngày hoặc theo tuần. Ghi theo ngày đòi hỏi sự kỷ luật cao nhưng cực kỳ chi tiết. Ghi theo tuần thì đỡ áp lực hơn nhưng cần tổng hợp tốt. Dù chọn cách nào, hãy đảm bảo tính đều đặn và chi tiết.

Với mỗi ngày hoặc mỗi tuần, bạn cần ghi lại:

• Thời gian: Ngày/tháng/năm (hoặc Tuần thứ mấy).
• Các công việc đã thực hiện: Liệt kê cụ thể các nhiệm vụ được giao và bạn đã làm gì để hoàn thành chúng. Ví dụ: “Kiểm tra bộ chứng từ lô hàng XNK gạo sang Philippines”, “Soạn thảo email xác nhận lịch tàu với hãng tàu Y”, “Đi nộp hồ sơ C/O tại VCCI”, “Nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý XNK của công ty”… Đừng ngại đi vào chi tiết, càng chi tiết càng dễ nhớ và dễ học.
• Kiến thức và kỹ năng đã học được: Đây là phần quan trọng nhất. Từ những công việc vừa làm, bạn đã học được gì? Ví dụ: “Học được cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn thương mại dựa trên hợp đồng”, “Hiểu thêm về các mục trên vận đơn đường biển (B/L) và vai trò của từng mục”, “Nắm được quy trình xin C/O form D”, “Học cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel để tra cứu mã HS hàng hóa”… Hãy kết nối với kiến thức đã học ở trường. Chẳng hạn, khi làm việc với chứng từ, bạn có thể nhớ lại những bài giảng về phan tich cac thuoc tinh cua hang hoa và xem chúng được thể hiện trên chứng từ như thế nào.
• Những vấn đề gặp phải và cách giải quyết: Không ai mới bắt đầu mà không gặp khó khăn. Quan trọng là cách bạn đối diện với chúng. Ghi lại vấn đề (ví dụ: “Khó khăn trong việc phân biệt giữa các loại phí Local Charges của hãng tàu”), bạn đã làm gì để tìm hiểu và giải quyết nó (ví dụ: “Hỏi anh/chị hướng dẫn, tìm tài liệu trên mạng, đọc lại giáo trình Logistics”), và kết quả ra sao. Điều này thể hiện khả năng tự học và giải quyết vấn đề của bạn.
• Quan sát và nhận xét cá nhân: Bạn quan sát thấy gì trong quá trình làm việc? Ví dụ: “Nhận thấy bộ phận chứng từ phải xử lý rất nhiều email mỗi ngày”, “Quy trình duyệt chứng từ nội bộ khá chặt chẽ”, “Cách anh/chị A xử lý cuộc gọi với khách hàng rất chuyên nghiệp”… Những nhận xét này cho thấy khả năng quan sát và sự nhạy bén của bạn với môi trường làm việc. Suy nghĩ xem điều đó có ý nghĩa gì với công việc hoặc với bạn.
• Cảm nghĩ: Đôi khi, ghi lại cảm xúc cá nhân (vui vẻ khi hoàn thành việc khó, căng thẳng khi gặp sự cố, hứng thú với một nghiệp vụ mới…) cũng giúp cuốn nhật ký thêm sinh động và chân thực.

Một bàn làm việc gọn gàng với bộ chứng từ xuất nhập khẩu, laptop và giấy ghi chú, tượng trưng cho công việc hàng ngày của một thực tập sinh.

Đánh Giá Chung và Nhận Xét Cá Nhân

Sau một khoảng thời gian (ví dụ, cuối mỗi tuần, mỗi tháng, hoặc tổng kết cuối kỳ), bạn nên có phần đánh giá tổng quan.

• Đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu thực tập ban đầu.
• Tổng kết những kiến thức và kỹ năng chính đã thu nhận được.
• Tự đánh giá về điểm mạnh và điểm cần cải thiện của bản thân trong quá trình làm việc.
• Nhận xét về môi trường làm việc, sự hỗ trợ từ người hướng dẫn và đồng nghiệp.

Phần này thể hiện khả năng tổng hợp và tự nhận thức của bạn.

Kết Luận và Kiến Nghị

Phần kết luận tóm tắt lại toàn bộ quá trình thực tập.

• Tóm tắt những điểm chính về kỳ thực tập của bạn.
• Khẳng định lại giá trị và ý nghĩa của kỳ thực tập đối với bản thân.
• Đưa ra một số kiến nghị (nếu có) cho công ty hoặc nhà trường dựa trên kinh nghiệm thực tế của bạn (ví dụ: kiến nghị về quy trình làm việc, tài liệu tham khảo cho sinh viên khóa sau…).
• Lời cảm ơn đến công ty và nhà trường.

Kết luận cần ngắn gọn, súc tích và làm nổi bật những điều quan trọng nhất.

Viết Nhật Ký Thực Tập Xuất Nhập Khẩu Sao Cho Hấp Dẫn và Chuyên Nghiệp?

Để viết nhật ký thực tập xuất nhập khẩu hấp dẫn và chuyên nghiệp, bạn cần đi sâu vào chi tiết công việc, kết nối lý thuyết và thực tế, thể hiện khả năng phản tư, sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành chính xác và trình bày khoa học.

Không ai muốn đọc một cuốn nhật ký chỉ toàn những câu chung chung như “Hôm nay em làm chứng từ”, “Em học về hải quan”. Một cuốn nhật ký “chất lượng cao” cần nhiều hơn thế. Nó phải phản ánh được sự dấn thân, óc quan sát và khả năng học hỏi không ngừng của bạn.

Dưới đây là một số bí quyết:

1. Cụ thể hóa công việc: Thay vì “Em kiểm tra chứng từ”, hãy ghi “Em đã đối chiếu các thông tin trên Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) số ABC với Phiếu đóng gói (Packing List) số XYZ và Hợp đồng ngoại thương số DEF để đảm bảo tính nhất quán về tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá lô hàng theo yêu cầu của anh/chị phụ trách.” Chi tiết này cho thấy bạn hiểu mình đang làm gì và tại sao.
2. Kết nối lý thuyết và thực tế: Khi gặp một nghiệp vụ nào đó (ví dụ: làm thủ tục xin C/O), hãy liên hệ ngay với kiến thức bạn đã học ở trường về C/O (khái niệm, mục đích, các form phổ biến). Ghi lại xem quy trình thực tế tại công ty có điểm nào giống hay khác với những gì được dạy. Điều này giúp củng cố kiến thức và cho thấy khả năng vận dụng của bạn.
3. Phản tư sâu sắc: Sau khi làm xong một việc, đừng chỉ ghi là “hoàn thành”. Hãy dành thời gian suy nghĩ: “Mình đã học được gì từ việc này?”, “Có cách nào làm nhanh hơn, hiệu quả hơn không?”, “Nếu gặp tình huống tương tự lần sau, mình sẽ làm gì khác đi?”. Khả năng tự phản tư là yếu tố quan trọng giúp bạn tiến bộ vượt bậc.
4. Sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành chính xác: Ngành XNK có hệ thống thuật ngữ riêng. Hãy cố gắng sử dụng đúng các thuật ngữ như Incoterms, mã HS, Bill of Lading, Manifest, Tờ khai hải quan, C/O, CQ, demurrage, detention… Nếu chưa chắc chắn, hãy ghi lại và hỏi lại người hướng dẫn. Việc sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp thể hiện sự nghiêm túc và hiểu biết của bạn.
5. Thể hiện khả năng giải quyết vấn đề: Như đã nói ở trên, việc gặp khó khăn là không thể tránh khỏi. Hãy ghi lại chi tiết vấn đề, quá trình bạn tìm hiểu, xin hỗ trợ và cách bạn vượt qua nó. Ví dụ, nếu bạn gặp khó khăn trong việc phân loại mã HS cho một mặt hàng phức tạp, hãy ghi lại bạn đã tra cứu ở đâu (Biểu thuế XNK, thông tư hướng dẫn…), hỏi ai, và cuối cùng đã xác định được mã HS như thế nào.
6. Minh họa bằng ví dụ thực tế: Thay vì nói chung chung, hãy sử dụng các ví dụ cụ thể từ công việc hàng ngày để minh họa cho các khái niệm hoặc quy trình.
7. Giữ tính trung thực: Hãy ghi lại đúng những gì bạn đã làm, đã thấy, đã học. Đừng “thêm mắm dặm muối” hay bịa đặt thông tin. Sự trung thực là yếu tố cốt lõi tạo nên giá trị của cuốn nhật ký và thể hiện phẩm chất đáng tin cậy của bạn.
8. Trình bày khoa học: Sử dụng tiêu đề, gạch đầu dòng, in đậm, in nghiêng hợp lý để làm nổi bật các ý chính, các thuật ngữ quan trọng hoặc các bài học kinh nghiệm. Trình bày sạch đẹp, rõ ràng giúp người đọc dễ theo dõi.

Một người đang viết tay vào cuốn sổ và sử dụng bút highlight, thể hiện việc ghi chép chi tiết và làm nổi bật thông tin quan trọng trong nhật ký.

Việc viết nhật ký giống như quá trình tự “tiêu hóa” kiến thức và kinh nghiệm. Bạn không chỉ tiếp nhận thông tin mà còn xử lý, phân tích và biến nó thành của riêng mình. Một cuốn nhật ký thực tập ngành xuất nhập khẩu được viết cẩn thận sẽ là minh chứng rõ ràng nhất cho sự nỗ lực và tiềm năng của bạn trong ngành này.

Những Sai Lầm Cần Tránh Khi Viết Nhật Ký Thực Tập Ngành Xuất Nhập Khẩu?

Những sai lầm cần tránh khi viết nhật ký thực tập ngành xuất nhập khẩu bao gồm ghi chép quá chung chung, không đều đặn, bịa đặt thông tin, chỉ liệt kê công việc mà thiếu phân tích, và trình bày cẩu thả.

Để cuốn nhật ký thực sự phát huy giá trị, bạn cần né tránh những “cạm bẫy” phổ biến mà sinh viên hay mắc phải:

• Ghi chép chung chung, sơ sài: Đây là lỗi phổ biến nhất. Chỉ ghi “Hôm nay em scan chứng từ”, “Em đi ngân hàng”, “Em soạn email” thì không nói lên được điều gì. Như đã phân tích ở trên, cần cụ thể hóa công việc, đi vào chi tiết các bước thực hiện, loại chứng từ cụ thể, nội dung email là gì… Điều này tương tự như việc phân tích các thuộc tính của hàng hóa; nếu chỉ nói “đây là hàng hóa” thì không đủ, cần biết nó là loại gì, đặc điểm ra sao để áp dụng đúng quy trình.
• Không ghi chép đều đặn: Dồn việc ghi nhật ký đến cuối tuần hoặc cuối kỳ thực tập là một ý tưởng tồi. Ký ức sẽ phai nhạt, bạn dễ quên các chi tiết quan trọng hoặc nhầm lẫn giữa các ngày. Hãy dành 10-15 phút cuối mỗi ngày hoặc mỗi sáng hôm sau để ghi lại những điểm chính. Việc này rèn luyện tính kỷ luật rất tốt.
• Bịa đặt hoặc phóng đại thông tin: Đừng cố gắng làm đẹp cuốn nhật ký bằng những công việc bạn chưa từng làm hoặc phóng đại vai trò của mình trong các nhiệm vụ. Người đọc có kinh nghiệm (giáo viên, người hướng dẫn) sẽ dễ dàng nhận ra điều này. Sự trung thực là phẩm chất quan trọng hàng đầu.
• Chỉ liệt kê công việc, thiếu phân tích và phản tư: Nhật ký không phải là danh sách “to-do list” đã hoàn thành. Quan trọng là bạn học được gì từ những công việc đó. Thiếu đi phần phân tích, suy ngẫm, liên hệ thực tế với lý thuyết sẽ làm giảm đi giá trị của cuốn nhật ký rất nhiều.
• Trình bày cẩu thả, sai chính tả/ngữ pháp: Một cuốn nhật ký viết nguệch ngoạc, sai lỗi chính tả, ngữ pháp lung tung, bố cục lộn xộn không chỉ gây khó chịu cho người đọc mà còn cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp và cẩn thận của người viết. Hãy coi cuốn nhật ký như một tài liệu làm việc, cần được trình bày rõ ràng, mạch lạc.
• Che giấu khó khăn hoặc sai lầm: Đừng sợ ghi lại những lúc bạn gặp khó khăn hoặc mắc lỗi. Như tôi đã từng đọc một nhật ký thực tập tại ngân hàng agribank của một bạn sinh viên, bạn ấy rất thành thật ghi lại những lần nhầm lẫn trong việc phân loại giao dịch và cách bạn ấy đã học hỏi để khắc phục. Chính sự thành thật này lại được đánh giá rất cao. Ghi lại khó khăn và cách bạn vượt qua nó thể hiện khả năng học hỏi và bản lĩnh của bạn.
• Thiếu liên hệ với kiến thức đã học: Một cuốn nhật ký tốt sẽ cho thấy bạn biết vận dụng kiến thức từ nhà trường vào thực tế. Nếu bạn chỉ ghi công việc mà không chỉ ra nó liên quan đến môn học nào, chương nào, thì chưa tối ưu hóa được giá trị của kỳ thực tập. Đôi khi, việc làm một nghiệp vụ thực tế lại giúp bạn hiểu sâu hơn về một khái niệm tưởng chừng khó nhằn trong giáo trình hoặc một câu hỏi trong đề thi kết thúc học phần nguyên lý kế toán liên quan đến chứng từ tài chính trong XNK.

Tránh được những sai lầm này, cuốn nhật ký thực tập ngành xuất nhập khẩu của bạn sẽ trở nên giá trị hơn rất nhiều, không chỉ là một tài liệu để nộp mà là một công cụ học tập và phát triển bản thân hiệu quả.

Làm Thế Nào Để Tận Dụng Tối Đa Nhật Ký Thực Tập Sau Kỳ Thực Tập?

Để tận dụng tối đa nhật ký thực tập sau kỳ thực tập, bạn có thể dùng nó làm tài liệu tham khảo cho báo cáo cuối kỳ, ôn tập kiến thức phỏng vấn, làm minh chứng kinh nghiệm khi xin việc và định hướng phát triển nghề nghiệp tương lai.

Kỳ thực tập kết thúc không có nghĩa là giá trị của cuốn nhật ký cũng hết. Ngược lại, đây là lúc nó có thể phát huy tác dụng mạnh mẽ nhất.

Bạn có thể sử dụng cuốn nhật ký của mình theo nhiều cách:

1. Viết báo cáo thực tập: Đây là công dụng rõ ràng nhất. Một cuốn nhật ký chi tiết giúp bạn dễ dàng hệ thống hóa nội dung cho báo cáo. Bạn có sẵn dữ liệu về công việc hàng ngày, những vấn đề gặp phải, cách giải quyết, và những bài học kinh nghiệm. Việc viết báo cáo sẽ nhanh chóng và sâu sắc hơn rất nhiều so với việc phải nhớ lại từ đầu.
2. Chuẩn bị cho phỏng vấn xin việc: Khi đi phỏng vấn cho các vị trí liên quan đến XNK, nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ hỏi về kinh nghiệm thực tập của bạn. Lật lại cuốn nhật ký, bạn có thể dễ dàng nhớ lại và kể chi tiết về những công việc đã làm, những kỹ năng đã áp dụng, những tình huống khó khăn đã vượt qua. Những câu trả lời cụ thể, dựa trên trải nghiệm thực tế luôn thuyết phục hơn những câu trả lời chung chung. Nó giúp bạn chứng minh năng lực và sự hiểu biết của mình.
3. Làm tài liệu ôn tập kiến thức: Ngành XNK có rất nhiều kiến thức cần nhớ (quy trình, chứng từ, thuật ngữ, luật lệ…). Cuốn nhật ký ghi lại cách bạn đã áp dụng những kiến thức đó trong thực tế. Nó là tài liệu ôn tập cực kỳ hiệu quả, giúp bạn kết nối lý thuyết và thực hành một cách tự nhiên. Đôi khi, một chi tiết nhỏ bạn ghi lại về cách phân loại hàng hóa hoặc kiểm tra chứng từ lại giúp bạn hiểu sâu hơn về một phần kiến thức nào đó.
4. Định hướng phát triển nghề nghiệp: Đọc lại nhật ký, bạn có thể nhận ra mình thực sự thích những công việc nào, làm tốt ở mảng nào (ví dụ: chứng từ, thủ tục hải quan, tìm kiếm đối tác, logistics…). Những trải nghiệm được ghi lại giúp bạn hiểu rõ hơn về đam mê và năng lực của bản thân, từ đó có những định hướng phù hợp cho con đường sự nghiệp sau này trong ngành XNK. Có thể bạn nhận ra mình hứng thú với công việc liên quan đến luật và các quy định hải quan, hoặc có thể bạn lại thích thú với việc nêu ví dụ về vai trò của pháp luật trong các tình huống thực tế tại cảng biển.
5. Chia sẻ kinh nghiệm: Nếu bạn cảm thấy thoải mái, có thể chia sẻ một phần những kinh nghiệm quý báu từ nhật ký của mình với các bạn khóa dưới hoặc trên các diễn đàn, cộng đồng về XNK. Điều này không chỉ giúp ích cho người khác mà còn củng cố kiến thức của chính bạn và xây dựng thương hiệu cá nhân.

Hãy giữ gìn cuốn nhật ký thực tập ngành xuất nhập khẩu cẩn thận, bởi nó chính là tài sản đầu tiên và quý giá nhất trên con đường chinh phục sự nghiệp trong ngành XNK đầy triển vọng này.

Một sinh viên đang lật giở lại cuốn nhật ký thực tập của mình sau khi đã hoàn thành kỳ thực tập, thể hiện việc ôn lại kinh nghiệm hoặc chuẩn bị cho báo cáo/phỏng vấn.

Cần Chuẩn Bị Gì Trước Khi Bắt Đầu Viết Nhật Ký Thực Tập Ngành Xuất Nhập Khẩu?

Trước khi bắt đầu viết nhật ký thực tập ngành xuất nhập khẩu, bạn cần chuẩn bị tâm thế học hỏi, xác định mục tiêu ghi chép, chọn công cụ phù hợp và tìm hiểu sơ bộ về công ty cũng như các yêu cầu từ nhà trường.

Việc chuẩn bị chu đáo sẽ giúp bạn bắt đầu viết nhật ký một cách thuận lợi và hiệu quả. Giống như việc chuẩn bị hồ sơ cho một lô hàng, càng kỹ càng, càng ít rủi ro.

Dưới đây là những điều bạn nên làm:

1. Xác định mục tiêu cá nhân cho kỳ thực tập và cuốn nhật ký: Bạn muốn học được gì sau kỳ thực tập? Bạn muốn cuốn nhật ký này giúp ích gì cho mình (ví dụ: chỉ để nộp báo cáo, hay là công cụ học hỏi, hay là tài liệu cho việc xin việc)? Việc có mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn biết mình cần chú ý ghi chép những nội dung gì.
2. Tìm hiểu về công ty và ngành nghề: Trước khi bắt đầu thực tập, hãy dành thời gian tìm hiểu sơ bộ về lịch sử, lĩnh vực hoạt động, các mặt hàng/thị trường chính của công ty. Điều này giúp bạn dễ dàng tiếp cận công việc và đặt những điều mình thấy vào đúng ngữ cảnh.
3. Làm quen với các yêu cầu từ nhà trường: Hỏi rõ giảng viên hướng dẫn về những yêu cầu cụ thể đối với cuốn nhật ký thực tập (ghi theo ngày/tuần, các mục cần có, hình thức trình bày…). Điều này giúp bạn làm đúng quy định ngay từ đầu.
4. Chọn công cụ ghi chép phù hợp: Bạn thích viết tay hay gõ máy?
   • Viết tay: Cần một cuốn sổ và bút tốt. Ưu điểm là tiện lợi, có thể ghi nhanh mọi lúc mọi nơi. Nhược điểm là khó chỉnh sửa, lưu trữ và tìm kiếm thông tin không tiện bằng bản điện tử.
   • Gõ máy: Có thể dùng Microsoft Word, Google Docs, OneNote hoặc các ứng dụng ghi chú khác. Ưu điểm là dễ dàng chỉnh sửa, sao lưu, tìm kiếm, chèn hình ảnh/bảng biểu. Nhược điểm là không phải lúc nào cũng tiện mở máy ra ghi, cần có thiết bị. Dù chọn công cụ nào, hãy đảm bảo bạn có thể ghi chép đều đặn và dễ dàng truy cập lại thông tin khi cần.
5. Chuẩn bị một vài tài liệu tham khảo cơ bản: Mang theo giáo trình các môn học liên quan như Nguyên lý kế toán (để hiểu về chứng từ, hóa đơn…), Luật Hải quan, Incoterms… Khi gặp một tình huống thực tế, bạn có thể lật lại để đối chiếu hoặc tìm hiểu thêm ngay lập tức. Điều này giúp bạn kết nối lý thuyết và thực hành hiệu quả hơn. Thậm chí, việc đọc lại đề thi kết thúc học phần nguyên lý kế toán có thể gợi nhớ những kiến thức tài chính liên quan đến XNK mà bạn sẽ gặp phải.
6. Có kế hoạch ghi chép: Bạn sẽ ghi vào cuối ngày hay sáng hôm sau? Sẽ dành bao nhiêu thời gian cho việc này mỗi lần? Lập kế hoạch nhỏ giúp bạn duy trì thói quen ghi chép đều đặn.

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi “nhảy” vào guồng quay của công việc thực tế sẽ giúp bạn không bị “ngợp” và có thể bắt tay vào viết cuốn nhật ký thực tập ngành xuất nhập khẩu một cách chủ động, hiệu quả ngay từ ngày đầu tiên.

Ví Dụ Thực Tế Về Một Ngày Trong Nhật Ký Thực Tập Xuất Nhập Khẩu?

Ví dụ về một ngày trong nhật ký thực tập xuất nhập khẩu có thể mô tả chi tiết các công việc cụ thể như kiểm tra chứng từ, soạn email cho đối tác, học về một quy trình mới, gặp khó khăn và cách giải quyết, cùng những suy ngẫm cá nhân.

Thay vì chỉ nói suông, hãy cùng xem một đoạn trích ví dụ về nội dung của một ngày trong cuốn nhật ký thực tập ngành xuất nhập khẩu để bạn dễ hình dung:

Ngày 15 tháng 8 năm 2023

• Thời gian: Thứ Tư, 15/08/2023
• Công việc:
  • Sáng: Được anh Minh (Phụ trách Chứng từ) hướng dẫn cách kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập khẩu (lô hàng máy móc từ Hàn Quốc). Gồm các chứng từ chính: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading (Original B/L), Certificate of Origin (Form AK), Insurance Policy, Customs Declaration (bản nháp).
  • Nhiệm vụ: Đối chiếu thông tin giữa Invoice, Packing List và B/L: Tên hàng (Tiếng Anh), số lượng, trọng lượng (Gross/Net Weight), số kiện/cont, số seal, tên người gửi/người nhận, cảng đi/cảng đến. Học cách nhận diện các loại B/L (Original, Telex Release, Sea Waybill).
  • Chiều: Soạn email bằng tiếng Anh gửi cho nhà cung cấp bên Hàn Quốc để xác nhận lại số lô sản xuất (Batch Number) vì có sự khác biệt nhỏ giữa Invoice và Packing List. Anh Minh review và chỉnh sửa câu từ cho chuyên nghiệp hơn. Sau đó, được chị Lan (Phụ trách Logistics) hướng dẫn sơ bộ về các loại Local Charges tại cảng Hải Phòng và cách tính phí Demurrage/Detention.
• Kiến thức/Kỹ năng học được:
  • Hiểu rõ hơn về vai trò của từng loại chứng từ trong bộ hàng nhập khẩu và sự cần thiết phải đối chiếu chéo thông tin giữa chúng để tránh sai sót khi làm thủ tục hải quan. Đặc biệt lưu ý về tính chính xác của phan tich cac thuoc tinh cua hang hoa được mô tả trên chứng từ.
  • Học được cấu trúc và cách viết email thương mại quốc tế sao cho lịch sự, rõ ràng và chuyên nghiệp.
  • Có cái nhìn ban đầu về Local Charges – một phần chi phí rất quan trọng trong logistics quốc tế. Phân biệt được Demurrage (lưu container tại bãi cảng) và Detention (lưu container tại kho riêng).
• Vấn đề gặp phải và cách giải quyết:
  • Ban đầu hơi bối rối với việc đối chiếu các thông tin giữa các chứng từ vì nhiều thuật ngữ và định dạng khác nhau. Ví dụ, cách ghi số lượng kiện hàng trên Invoice và Packing List có thể khác nhau một chút về cách diễn đạt.
  • Cách giải quyết: Được anh Minh giải thích rõ ràng từng mục trên chứng từ và tầm quan trọng của nó. Tự ghi chú lại các thuật ngữ mới và các điểm cần lưu ý khi đối chiếu. Anh Minh nhấn mạnh việc luôn phải bám sát Hợp đồng ngoại thương là “kim chỉ nam” để kiểm tra chứng từ.
• Quan sát và nhận xét cá nhân:
  • Nhận thấy công việc chứng từ đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận đến từng chi tiết nhỏ. Chỉ một sai sót trên chứng từ cũng có thể gây chậm trễ, phát sinh chi phí hoặc thậm chí là phạt khi làm thủ tục hải quan.
  • Môi trường làm việc khá năng động, mọi người trao đổi công việc liên tục qua email và điện thoại. Kỹ năng tiếng Anh (đọc hiểu chứng từ, viết email) là cực kỳ cần thiết.
• Cảm nghĩ:
  • Hơi căng thẳng vì lượng thông tin mới quá nhiều, nhưng rất hứng thú khi được “mắt thấy tai nghe tay làm” với các loại chứng từ thực tế mà trước đây chỉ được học trên sách vở. Cảm thấy mình đã tiến thêm một bước trên con đường làm nghề.

Một sinh viên thực tập đang được người hướng dẫn giải thích về các loại chứng từ xuất nhập khẩu trên bàn làm việc.

Ví dụ này cho thấy một ngày làm việc không chỉ là làm các công việc đơn thuần mà còn là quá trình học hỏi, đối mặt với thử thách và đúc kết kinh nghiệm. Một cuốn nhật ký thực tập ngành xuất nhập khẩu càng chi tiết, càng phản ánh chân thực hành trình này, thì giá trị nó mang lại càng lớn.

Kết lại, viết nhật ký thực tập ngành xuất nhập khẩu không chỉ là một nghĩa vụ mà còn là một cơ hội tuyệt vời để bạn ghi lại, hệ thống hóa và suy ngẫm về hành trình học việc của mình. Từ những dòng đầu tiên mô tả công việc đơn giản nhất đến những phân tích sâu sắc về quy trình phức tạp, mỗi trang nhật ký đều là minh chứng cho sự nỗ lực và trưởng thành của bạn. Hãy coi nó như người bạn đồng hành đáng tin cậy nhất trong suốt kỳ thực tập, giúp bạn không bỏ sót bất kỳ bài học quý giá nào. Một cuốn nhật ký chất lượng sẽ là tài sản vô giá, không chỉ phục vụ cho báo cáo cuối kỳ mà còn là “bí kíp” cho những buổi phỏng vấn xin việc, tài liệu ôn tập, và kim chỉ nam định hướng sự nghiệp tương lai trong lĩnh vực xuất nhập khẩu đầy tiềm năng. Đừng chần chừ, hãy bắt đầu ghi chép ngay từ bây giờ để hành trình thực tập của bạn trở nên ý nghĩa và đáng nhớ nhất!