Debit Note (phiếu ghi nợ) và Credit Note (phiếu ghi có) là hai loại tài liệu quan trọng trong quá trình giao dịch và thanh toán giữa nhà cung cấp và khách hàng. Mặc dù cả hai đều liên quan đến việc điều chỉnh số tiền phải thanh toán, nhưng mục đích và cách sử dụng của chúng lại hoàn toàn khác nhau. Trong khi Debit Note được sử dụng để yêu cầu khách hàng thanh toán thêm tiền do các khoản phí phát sinh hoặc điều chỉnh giá, thì Credit Note giúp giảm số tiền khách hàng cần phải trả, thường trong trường hợp trả lại hàng hóa hoặc sửa đổi hóa đơn. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa hai loại phiếu này sẽ giúp các doanh nghiệp quản lý tài chính chính xác và hiệu quả hơn.
Debit Note là gì?
Debit Note (hay còn gọi là phiếu ghi nợ) là một tài liệu được nhà cung cấp gửi cho khách hàng để thông báo về việc tăng số tiền phải thanh toán. Thường được sử dụng trong các trường hợp khi khách hàng bị tính thêm chi phí, phí dịch vụ phát sinh hoặc có sự điều chỉnh giá trong hợp đồng mua bán. Debit Note không phải là hóa đơn thanh toán mà chỉ là thông báo về sự thay đổi số tiền cần thanh toán.
Các trường hợp sử dụng Debit Note:
- Khi hàng hóa trả lại sau khi đã được giao.
- Khi có sự điều chỉnh giá của hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Khi có chi phí phát sinh trong quá trình giao dịch.
- Khi phí vận chuyển hoặc thuế chưa được tính trong hóa đơn ban đầu.
So sánh giữa Debit Note và Credit Note:
| Tiêu chí | Debit Note | Credit Note |
|---|---|---|
| Khái niệm | Phiếu ghi nợ, thông báo về việc tăng số tiền thanh toán. | Phiếu ghi có, thông báo về việc giảm số tiền thanh toán. |
| Mục đích | Được sử dụng khi khách hàng phải trả thêm tiền do các chi phí phát sinh, điều chỉnh giá. | Được sử dụng khi khách hàng được giảm giá hoặc được hoàn tiền do hàng hóa bị trả lại hoặc sai sót trong hóa đơn. |
| Chức năng | Làm tăng số dư nợ của khách hàng. | Làm giảm số dư nợ của khách hàng. |
| Sử dụng | Khi có sự điều chỉnh tăng số tiền cần phải thanh toán. | Khi có sự điều chỉnh giảm số tiền phải thanh toán. |
| Ảnh hưởng đến sổ sách | Làm tăng số tiền phải thu hoặc phải trả. | Làm giảm số tiền phải thu hoặc phải trả. |
Tóm lại:
- Debit Note được sử dụng để yêu cầu khách hàng thanh toán thêm tiền do các lý do như hàng hóa bị thiếu, phí phát sinh, hoặc điều chỉnh giá.
- Credit Note được sử dụng khi khách hàng được giảm giá, trả lại hàng hóa, hoặc phát sinh khoản hoàn tiền.
Cả hai tài liệu này đều giúp các bên điều chỉnh và ghi nhận lại các thay đổi trong các giao dịch tài chính, giúp đảm bảo tính chính xác trong hệ thống kế toán.
